一.在电脑上使用云文档
(1)进入Office 365登录页面,选择One Drive列表下的GO选项。
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(2)进入Office 365 One Drive主页面。
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1.了解组织空间与个人空间
组织空间是Office 365 提供的组织内的共享空间,组织内有权限的人员都能访问其内容。个人空间是组织分配给每个用户的个人空间,在未经个人授权的情况下,组织内的其他人员不能访问其内容。
2.新建/上传/下载文档
(1)要新建文档,可在文档库中,点击“新建”,选择文档类型,例如“Word 文档”。输入文档名称,点击“确定”,即可打开新建的文档。
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(2)可点击“重命名”选项,对文档进行重命名。
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(3)要上传文档到文档库,可直接将文档从本地拖放到文档库,当出现“即将打开文件”后,松开鼠标,文档将自动上传到文档库中。或者在文档库中点击“上传”,在弹出的对话框中找到并选中本地要上传的文件,点击“打开”,文档会自动上传到文档库中。
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(4)要下载文档库中的文档,可在文档前面点击选中要下载的文档,右键选择 “下载”,或者在文档库中点击“下载”。之后选择要存储的位置即可。
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3. 查看/编辑文档
在文档库中点击打开,可以选择“在浏览器中打开”(或“在应用中打开”),即可在浏览器中直接编辑文档(若点击“在应用中打开”,可在Word 客户端中编辑文档)。
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4.共享文档
在文档库中,点击文档名前面的
,选择“共享”,或者点击文档名称后的
,在弹出的页面点击“共享”。
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输入用户姓名或电子邮箱地址,并添加消息(可选),点击发送,系统将会自动发送电子邮件邀请他人访问共享文档。点击复制链接,可将链接提供给其他人,即可让其他人通过浏览器直接访问文档,且无需用Office 365 账号登录。
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5.将云文档与电脑上的文件夹自动同步
在文档库中,点击“同步”点击“立即同步”,文档会自动同步到本地,点击“显示我的文件”,即可在您的电脑中用资源管理器查看和使用同步到本地的文件。当您在电脑中更改了文件内容后,会自动同步更新到文档库。
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二.在ipad/iphone/android上使用云文档
除了在电脑上使用云文档外,还可以在ipad/iphone/android上使用云文档,本节以iOS为例演示云文档使用过程,android系统与此类似。
1. 安装Office for iOS
Office for iOS 包含Word、Excel、PowerPoint 等应用,可在App Store 分别安装这些应用。以下以Word 安装为例,其他应用的安装配置与之相同。打开App Store,搜索“Word”,点击“获取”,再点击“安装App”安装完成后,在主屏幕中点击Word 图标,即可在iPad/iPhone 上启动Word 应用。
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2.查看云文档
首次打开 Office应用,可点击“登录”。输入 Office 365组织账户的用户名,点击“下一步”。输入Office 365组织账户的密码,点击“登录”,即可查看您的云端个人空间中的文档。
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点击“ 打开”,此处可使用“与我共享”,“添加位置”,“浏览”等功能。
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三.使用OneDrive手机应用管理云文档
1. 安装OneDrive应用
在手机上的“App Store”搜索“OneDrive”,并点击“安装”安装完成,点击手机上的OneDrive 图标输入Office 365 账号和密码,点击“登录”,即可进入OneDrive 个人空间。
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2.添加文件夹
进入OneDrive 后,点击
,点击“创建文件夹”输入文件夹名称,点击“确定”。
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3.共享文档
在OneDrive 中打开要分享的文档,例如“文档.docx”,点击
,在弹出的界面点击输入共享对象的邮箱,点击“发送”,即可将文档分享给他人。
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4.离线存储(将文件存在手机上)
在OneDrive中打开要下载的文档点击
,并点击“保存”,文档将自动下载到本地。
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